คุณเคยสงสัยไหมว่าทำไม HR บางคนถึงมีคนมาปรึกษาเรื่องต่าง ๆ มากมาย และเป็นที่ชื่นชอบของพนักงาน? เป็นเพราะพวกเขามีเทคนิคพิเศษในการสื่อสารที่ทำให้ผู้คนอยากคุยด้วยความสำเร็จในการสื่อสารมาจากการสร้างความเข้าใจระหว่างสองฝ่าย ซึ่งถือเป็น คุณสมบัติ HR ยุคใหม่ การฟังอย่างตั้งใจจึงเป็นทักษะจำเป็นอย่างยิ่ง โดยวันนี้ JOBBKK จะแบ่งปันเคล็ดลับการเป็นผู้ฟังที่ดี หรือ Active Listening เพื่อช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสมบัติของการเป็นผู้ฟังที่ดีควรมีด้วยกัน ดังนี้
การฟังเชิงรุก (Active Listening) หมายถึง เป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้เราเข้าใจผู้อื่นได้อย่างลึกซึ้ง และสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในการฟังเชิงรุก เราจะต้องเปิดโอกาสให้คู่สนทนามีอิสระในการแสดงความคิดเห็นและบอกเล่าเรื่องราวต่างๆ โดยที่เราจะต้องจับประเด็นสำคัญได้อย่างถูกต้อง และสามารถตอบสนองได้อย่างเหมาะสมการฟังเชิงรุกนี้ช่วยให้เราสร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้งกับผู้อื่น และสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบข้าง
1.ทำความเข้าใจกับผู้พูด
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือ การฟังอย่างตั้งใจ และพยายามเข้าใจมุมมองของอีกฝ่าย แม้ว่าจะไม่ตรงกับความคิดเห็นของเรา เราควรระวังอคติของตัวเองและพยายามเปิดใจรับฟังอย่างเต็มที่ เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นและสร้างสรรค์นอกจากนี้ สิ่งสำคัญอีกอย่างคือ การสังเกตภาษากายและน้ำเสียงของผู้พูด ซึ่งจะช่วยให้เราเข้าใจความรู้สึกและอารมณ์ของอีกฝ่ายได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะในกรณีของการสัมภาษณ์งาน ก่อนการสัมภาษณ์ HR ควรทำความรู้จักผู้สมัครล่วงหน้าจากข้อมูลในใบสมัครงาน เพื่อจะได้เตรียมตัวและเข้าหาผู้สมัครได้อย่างเหมาะสม
2.รับฟังและจับใจความสำคัญ
ในกรณีที่ HR ต้องสื่อสารแบบเผชิญหน้า การใช้ภาษากายและท่าทางเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจและการมีส่วนร่วม เช่น การพยักหน้าเป็นครั้งคราว การยิ้ม และการใช้สีหน้าแสดงออกอื่น ๆ เมื่อมีพนักงานมาปรึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นกับพนักงานอื่น คุณควรพยายามทำความเข้าใจ และรับฟังว่าปัญหานั้นเกิดจากอะไร จากนั้นจึงหาวิธีแก้ไขปัญหาอย่างตรงประเด็น นอกจากนี้ การตอบรับเป็นระยะ ๆ ก็จะช่วยสะท้อนให้เห็นว่าคุณสนใจและให้ความสำคัญกับเรื่องที่กำลังฟังอยู่
3.โต้ตอบในประเด็นของผู้พูด
เมื่อเราได้ฟังข้อมูลจากคู่สนทนา เราควรจะไตร่ตรองและทำความเข้าใจในสิ่งที่เขาพูด เพื่อให้ได้ประเด็นที่ชัดเจน หากยังไม่แน่ใจ เราสามารถใช้คำถามปลายเปิดเพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติมในกรณีที่เราต้องการยืนยันความเข้าใจ เราก็สามารถใช้คำถามปลายปิดเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ได้ยิน ซึ่งจะช่วยให้เราเข้าใจตรงกันในบทบาทของ HR ที่เป็นผู้รับฟัง เราควรแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกลับไปกับพนักงาน เพื่อให้พนักงานอยากคุยปรึกษากับเราต่อไป และยังช่วยให้เราเข้าใจเนื้อหาหลักโดยไม่หลงประเด็นด้วยการใช้คำถามอย่างเหมาะสม เราจะสามารถสื่อสารและทำความเข้าใจกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ตั้งคำถามที่เกี่ยวข้อง
เมื่อเราต้องการสื่อสารกับใคร เป็นเรื่องสำคัญที่เราต้องสร้างบทสนทนาและตั้งคำถามที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราพูดและสิ่งที่คู่สนทนาสนใจ ด้วยการพูดในประเด็นที่ดึงดูดและสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง จะช่วยให้คู่สนทนาอยากพูดคุยกับเราอย่างต่อเนื่องในกรณีของการสื่อสารระหว่าง HR และพนักงาน เมื่อ HR เข้าใจความต้องการและประเด็นที่พนักงานสนใจอย่างชัดเจนแล้ว HR ก็สามารถเปลี่ยนบทบาทเป็นผู้ให้ข้อมูล ตอบคำถาม แสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนะได้อย่างเหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
5.อย่ารีบขัดจังหวะหรือโต้แย้ง
การเป็นผู้ฟังที่ดีนั้นมิใช่เรื่องง่าย แต่เป็นทักษะสำคัญที่ควรเรียนรู้เมื่อคู่สนทนากำลังพูดเราควรรับฟังอย่างต่อเนื่อง และรอให้พวกเขาพูดจบก่อนที่จะตอบสนอง อย่าพยายามแทรกคำพูด ควรมีใจที่เปิดกว้างและปราศจากอคติในกรณีที่พนักงานปรึกษา HR ผู้ฟังควรปล่อยให้พนักงานระบุประเด็นได้จบก่อนที่จะซักถามหรือแสดงความคิดเห็น การพูดขัดจังหวะจะทำให้พนักงานรู้สึกหงุดหงิดและอาจทำให้เสียเวลามากขึ้น
ประโยชน์ของ Active Listening สำหรับ HR
• ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน
เมื่อพนักงานรู้สึกว่า HR ได้ฟังความคิดเห็น ข้อกังวลและปัญหาของพวกเขาอย่างจริงใจ พวกเขาจะรู้สึกว่าได้รับการเคารพและมีคุณค่า ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานกับ HR การที่พนักงานรู้สึกว่าตัวเองได้รับการฟังอย่างตั้งใจและได้รับการเคารพ เป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานกับ HR ภายในองค์กร พนักงานจะรู้สึกว่ามีคุณค่าและเป็นส่วนสำคัญขององค์กร เมื่อพวกเขารู้สึกเช่นนี้ ความร่วมมือและการทำงานร่วมกันก็จะราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ช่วยแก้ไขปัญหาและข้อขัดแย้งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การฟังอย่างตั้งใจและเข้าใจ เป็นทักษะที่สำคัญสำหรับ HR ในการจัดการความขัดแย้ง การฟังอย่างลึกซึ้งและตั้งใจ ช่วยให้เราเข้าใจมุมมองของทุกฝ่าย ทั้งผู้บริหาร พนักงาน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ในสถานการณ์ความขัดแย้ง เมื่อเราเข้าใจถึงความคิด ความรู้สึก และเหตุผลของแต่ละฝ่าย การหาทางออกที่เป็นธรรมและเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายก็จะง่ายขึ้น ด้วยการฟังอย่างลึกซึ้งและใส่ใจ HR จะสามารถสร้างแนวทางการแก้ไขปัญหาที่สร้างความพึงพอใจให้กับทุกฝ่ายได้
• ช่วยให้เข้าใจความต้องการของพนักงานได้ดีขึ้น
การที่ HR ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจนั้น เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยเสริมสร้างความรู้สึกมีคุณค่าและผูกพันต่อองค์กร ผลจากการศึกษาพบว่า เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนเองมีบทบาทสำคัญและมีอิทธิพลต่อการดำเนินงาน จะส่งผลให้เกิดความกระตือรือร้นและทุ่มเทในการปฏิบัติหน้าที่มากขึ้น อันจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นขององค์กร โดยการเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ จะช่วยเสริมสร้างความผูกพัน และส่งเสริมขวัญกำลังใจของพนักงานเป็นอย่างดี ซึ่งส่งผลดีต่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว
การฟังเป็นทักษะพื้นฐานที่สำคัญสำหรับทุกคน แต่เราหลายคนอาจยังไม่ใส่ใจพัฒนาทักษะนี้อย่างจริงจัง การฟังที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่การตั้งใจฟังเท่านั้น แต่ยังต้องมีการฝึกฝนและปฏิบัติจนเกิดความชำนาญ ซึ่งการฟังที่ดีจะช่วยให้เราเข้าใจสิ่งที่ได้ยินได้ลึกซึ้งมากขึ้น สามารถตอบสนองและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สุดท้ายนี้การเป็นผู้ฟังที่ดีเป็นสิ่งที่ควรปฎิบัติกันในชีวิตประจำวัน เพราะจะทำให้คุณอยู่ร่วมกับสังคมได้ง่ายขึ้น และยังสามารถนำทักษะเหล่านี้ไปต่อยอดในการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ในอนาคต
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง : 8 วิธีการจัดการเมื่อ HR หาคนทำงานยาก
หางานตามสาขาอาชีพ
JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved
jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด 
